Automatización de Procesos con BPM
Flujos con Firmas Digitales
Automatización de
Procesos con BPM
Flujos con
Firmas Digitales
¿Su empresa todavía opera a la velocidad del papel?
Implemente la herramienta adecuada y permita que los procesos y documentos circulen sin fronteras,
reduciendo la dependencia de los procesos manuales.
Nuestro software PortalFlex® ayuda a su empresa a implementar procesos digitales.
Modele los flujos y automatice los procesos, firmas y documentos de la empresa.
Procesos Digitales
Sea capaz de enviar, recibir y consumir información a velocidad web. Proporcione a su cliente una experiencia digital completa conectando todas las etapas de un proceso de principio a fin.
Dibuja Flujos
Dibuje, modele y automatice los flujos de procesos de su empresa, sin necesidad de programación.
Automatizar Rápidamente
PortalFlex® puede conectarse con cualquier sistema de gestión, integrando rápidamente procesos, firmas y documentos dentro de su empresa.
Enfoque del Proceso
Administre exactamente en qué etapa se encuentra un proceso en particular, identificando cuellos de botella eliminando la burocracia y la lentitud.
Procesos digitales de principio a fin
Sea capaz de enviar, recibir y consumir información a velocidad web.
Proporcione a su cliente una experiencia digital completa conectando todas las etapas de un proceso
de principio a fin.
Ya sea una matrícula universitaria, una financiación bancaria, una aprobación de compra o incluso un contrato entre las partes, permita a sus clientes liberarse de procesos exhaustivos y manuales, utilizando PortalFlex®.
1. Análisis del proceso actual
(As-Is)
Nuestra consultoría especializada, compuesta por Ingenieros de Procesos Certificados, mapea el proceso actual en su empresa, apuntando a los detalles completos del proceso tal como es hoy.
2. Modelando el nuevo proceso
(To-Be)
Se rediseña el antiguo proceso (As-Is), dando lugar a una nueva propuesta de proceso (To-Be), que permite estandarizar el flujo de actividades, documentos, formularios y firmas. Las integraciones entre sistemas pueden ocurrir mediante el uso de nuestra API.
3. Implementación del proceso automatizado
Proceso reformado, es el momento de poner a disposición la plataforma online para que empleados, clientes y proveedores, de forma unificada, empiecen a visualizar la información de sus procesos y documentos a través de una pantalla sencilla e intuitiva.
Automatización de procesos en 3 pasos
Dile adiós a la pluma
¿El flujo de su proceso requiere la recolección de firmas de una o más personas?
Usted puede hacerlo de forma rápida y automática en PortalFlex®.
Nuestro software permite firmar los documentos de un proceso con o sin certificado digital, asegurando su validez legal.
Ya sea una matrícula universitaria, una financiación bancaria, una aprobación de compra o incluso un contrato entre las partes,
Si su flujo del proceso requiere la recolección de firmas de una o más personas, puede hacerlo de forma rápida y automática en PortalFlex®
Nuestro software permite firmar los documentos de un proceso con o sin certificado digital,
asegurando su validez legal.
Conocé más
sobre las Firma Electrónicas Avanzadas e Firmas Electrónicas Calificadas (Firmas Digitales)
Firma com o sin Certificado Digital.
Bienvenido al mundo Paperless
PortalFlex® es una solución robusta e inteligente, que prefiere la simplicidad y aplica la tecnología a favor de reducir la burocracia de los procesos de forma segura y eficiente.
Desmaterialización de Documentos
Convierta documentos físicos a PDF. Asegúrate la custodia digital y el destino de los documentos obedeciendo correctamente a las tablas de temporalidad.
Captura Automática de Documentos de otros Sistemas
PortalFlex® es capaz de capturar cualquier documento generado desde otro sistema sin la necesidad de integración con el sistema legado, proporcionando acceso a los datos almacenados, independientemente de la plataforma o sistema operativo utilizado.
Casos de Éxito
Anglo American
AngloAmerican, una de las empresas mineras más grandes del mundo, confía en PortalFlex para automatizar varios procesos operativos.
1. El Problema (As-Is)
AngloAmerican tiene una gran cantidad de proveedores, lo que resulta en un gran volumen de intercambio de datos y documentos. El flujo de gestión de contratos fue deficiente, realizado prácticamente de forma manual.
Desde la creación de los contratos, su tramitación entre los distintos departamentos, la aprobación de los documentos y la recolección de firmas en papel, el plazo medio fue de 20 días o más.
Los contratos demoraron días en oficializarse y se impactaron varias compras y procesos operativos, por ejemplo, compras de camiones, autorizaciones de proyectos y compra de insumos o materiales, afectando varias áreas. Esto, cuando no estaban totalmente parados esperando el regreso del gerente de un viaje o licencia.
Todo el proceso también se llevó a cabo, por motivos legales, a través de documentos impresos y papeles, generando un enorme gasto en la gestión, tramitación y almacenamiento de documentos físicos.
Todos los documentos se almacenan en el sistema de gestión Aconex® Oracle®, exigiendo un alto costo de integración, independientemente de la solución adoptada.
2. La Solución (To-Be)
Luego de un análisis detallado del problema, se realizó el diseño del flujo de corriente (As-Is), identificando todos los pasos existentes en el proceso actual. Se incluyeron todas las áreas involucradas para el correcto mapeo del proceso.
A partir del modelo actual (As-Is), se desarrolló un nuevo flujo operativo (To-Be) para el procesamiento de documentos entre departamentos y proveedores con el fin de corregir y optimizar los puntos identificados con fallas.
Además, la recolección de firmas se ha automatizado por completo, lo que permite a los administradores de Anglo firmar documentos utilizando Certificados Digitales. Los proveedores, por su parte, permitieron el uso de Firmas con el uso de Certificados Digitales, así como Firmas Electrónicas, en los casos en que el proveedor no tenga certificado.
Para la captura de documentos almacenados en Oracle®, se utilizó la funcionalidad de Captura Automática presente en PortalFlex®, permitiendo la integración automática y transparente en Oracle, eliminando la necesidad de costos de integración.
3. El Resultado
Luego de la implementación y automatización del proceso, en solo dos semanas el tiempo promedio de finalización pasó de 25 días a solo 3 días.
El tiempo empleado por los gestores en la validación de contratos y firmas se redujo de unas horas a unos minutos, gracias también al uso de aprobaciones y firmas por lotes previstos en el nuevo flujo.
En 1 año en producción, el sistema ya cuenta con más de 3.000 procesos realizados electrónicamente.
Se observaron varias mejoras en otros sectores operativos, ya que las compras y las predicciones de las entregas de insumos ahora se pueden predecir y llevar a cabo en un tiempo mucho más corto.
El archivo físico fue reemplazado por el archivo digital, ahorrando espacio, manejo y procesamiento, en línea con las políticas y el compromiso ambiental de AngloAmerican.
Debido al éxito del proyecto, varias otras áreas no previstas inicialmente comenzaron a participar y adoptaron el nuevo flujo, aprovechando así los mismos beneficios de la automatización de procesos que brinda PortalFlex®.